KRAJOWA RADA NOTARIALNA

Rejestry notarialne

Krajowa Rada Notarialna prowadzi system teleinformatyczny Rejestry Notarialne, w ramach którego funkcjonują zarówno rejestry publiczne, jak i samorządowe.

Rejestr Spadkowy

W 2009 roku Krajowa Rada Notarialna utworzyła system informatyczny do prowadzenia Rejestru Aktów Poświadczenia Dziedziczenia, który w dniu 8 września 2016 r. został przekształcony w Rejestr Spadkowy. Jest to rejestr publiczny, w którym gromadzone są informacje o następujących dokumentach potwierdzających prawa do spadku:

• aktach poświadczenia dziedziczenia (APD) sporządzanych przez notariuszy (działa od 1 marca 2009 r.)
• postanowieniach o stwierdzeniu nabyciu spadku – wydawanych przez sądy (działa od 8 września 2016 r.)
• europejskich poświadczeniach spadkowych sporządzanych zarówno przez sądy, jak i przez notariuszy – EPS (działa od 8 września 2016 r.)

W Rejestrze Spadkowym nie są umieszczane dokumenty stwierdzające prawo do spadku, a jedynie informacje o tym, gdzie te dokumenty można odnaleźć, i potwierdzające, że po danym zmarłym zostało przeprowadzone postępowanie spadkowe. Dostęp do informacji o dokumentach zarejestrowanych w Rejestrze Spadkowym można uzyskać bezpłatnie, wypełniając elektroniczny formularz, w którym należy podać numer PESEL spadkodawcy lub dane identyfikujące spadkodawcę. W odpowiedzi System wygeneruje informacje, czy dokument stwierdzający prawa do spadku został sporządzony i gdzie należy poszukiwać takiego dokumentu. Wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia czy odpis postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku wydaje się stronom postępowania lub aktu, osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym, oraz osobom, które wykażą interes prawny.

Informacje gromadzone w Rejestrze Spadkowym mają uniemożliwić przypadki kilkukrotnego stwierdzania nabycia spadku po tym samym zmarłym oraz usprawnić poszukiwanie informacji na temat lokalizacji dokumentu stwierdzającego, kto jest spadkobiercą. Wpisów do Rejestru dokonują notariusze i sądy.

Za wpisy postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, aktu poświadczenia dziedziczenia i europejskiego poświadczenia spadkowego do Rejestru Spadkowego notariusz oraz sąd pobierają opłatę w wysokości 5 zł.

Notariusz odmawia sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, jeżeli:

• w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
• w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone
• w sprawie brak jurysdykcji krajowej.

Podstawa prawna:

• Kodeks postępowania cywilnego
• rozdział 3a ustawy – Prawo o notariacie

Notarialny Rejestr Testamentów

Notarialny Rejestr Testamentów działa od 5 października 2011 r. Dostęp do tego Rejestru mają wyłącznie notariusze: tylko oni mogą rejestrować testamenty i tylko za ich pośrednictwem po przedstawieniu aktu zgonu testatora można uzyskać informację na temat zarejestrowanych w NORT testamentów lub stwierdzenie, że żaden testament nie został zarejestrowany przez danego spadkodawcę.

Wpis do NORT nie jest obowiązkowy – testament rejestrowany jest wyłącznie na wniosek testatora, który może być złożony bezpośrednio w testamencie notarialnym, w protokole przyjęcia testamentu własnoręcznego na przechowanie lub w oddzielnym protokole, jeśli przedmiotem rejestracji jest testament notarialny dotychczas niezarejestrowany. Jeśli testator zmieni swoją wolę, może zażądać usunięcia starego testamentu z rejestru oraz sporządzić i zarejestrować nowy. Zarejestrowanie testamentu w NORT jest dobrowolne.

Zarejestrowanie testamentu w NORT zmniejsza ryzyko nieodnalezienia testamentu czy też jego ujawnienia z opóźnieniem. Dodatkową zaletą jest ułatwienie ujawnienia wszystkich testamentów testatora po jego śmierci za pomocą jednej czynności dokonywanej w kancelarii notarialnej – bez potrzeby długotrwałych i czasochłonnych poszukiwań.

Notarialny Rejestr Testamentów nie zawiera informacji o treści testamentu ani danych osobowych spadkobierców. Potwierdza on jedynie fakt, że określona osoba sporządziła testament i złożyła dyspozycję jego rejestracji, oraz wskazuje, w której kancelarii notarialnej można otrzymać wypis tego dokumentu. Dostęp do treści testamentu i możliwość stwierdzenia dziedziczenia na jego podstawie wymaga wykazania interesu prawnego na ogólnych zasadach prawa spadkowego.

Funkcjonujący w Polsce Notarialny Rejestr Testamentów jest częścią europejskiej sieci wymiany informacji o testamentach działającej pod nazwą Stowarzyszenie Sieci Rejestrów Testamentów (ARERT), w ramach której współpracują notariaty następujących państw: Austrii, Belgii, Bułgarii, Francji, Grecji, Holandii, Luksemburga, Łotwy, Niemiec, Polski, Rumunii, Słowacji i Węgier. Zapytania dotyczące testamentu zarejestrowanego w NORT można więc kierować także za pośrednictwem notariuszy urzędujących w wyżej wymienionych krajach.

Podstawa prawna:

• uchwała KRN nr VII/46/2011 z dn. 4 czerwca 2011 r. w sprawie utworzenia rejestru testamentów i zasad jego funkcjonowania

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN)

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych działa od 9 kwietnia 2018 r. Są w nim gromadzone i przechowywane elektroniczne wypisy aktów notarialnych, które zawierają w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Obecnie umieszczone przez notariuszy w CREWAN elektroniczne wypisy aktów notarialnych dostępne są dla sądów rejestrowych.

Po sporządzeniu aktu notarialnego, który ze względu na swą treść podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS, notariusz niezwłocznie umieszcza elektroniczny wypis tego aktu w Repozytorium. Z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w Repozytorium generowane jest zawiadomienie, które zawiera numer, pod którym dokument został zarejestrowany, oraz datę i godzinę dokonania rejestracji. Jeden egzemplarz tego zawiadomienia notariusz przekazuje stronie czynności notarialnej, drugi składa przy oryginale aktu notarialnego.

Obecnie załączniki do składanych wniosków do KRS mają postać papierową. Od 1 lipca 2021 r. wnioskodawca, składając wniosek w postępowaniu rejestrowym, będzie zobowiązany do podania numeru wypisu albo wyciągu w CREWAN.

Podstawa prawna:

• art. 92a ustawy – Prawo o notariacie
• ustawa z dn. 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw
• uchwała Nr X/11/2018 Krajowej Rady Notarialnej z dn. 07 maja 2018 r. w sprawie utworzenia, zasad funkcjonowania i uruchomienia systemu teleinformatycznego do prowadzenia Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych

Rejestr Zarządców Sukcesyjnych

Rejestr Zarządców Sukcesyjnych powstał na mocy przepisów ustawy z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, które kreują nowe czynności notarialne związane z zarządem sukcesyjnym. Są to:

• sporządzanie aktów powołania albo odwołania zarządcy sukcesyjnego w przypadkach przewidzianych w ustawie,
• odmowa sporządzenia aktu powołania zarządcy sukcesyjnego lub odmowa sporządzenia aktu odwołania zarządcy sukcesyjnego,
• sporządzanie protokołu oświadczenia rezygnacji zarządcy sukcesyjnego z pełnienia tej funkcji.

Rejestr Zarządców Sukcesyjnych (będący częścią systemu Rejestry Notarialne) to platforma umożliwiająca wymianę danych pomiędzy systemem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) i notariuszami. Rejestr Zarządców Sukcesyjnych działa od 25 listopada 2018 r. Niezwłocznie po dokonaniu czynności notarialnej wynikającej z ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej notariusz zgłasza do CEIDG – za pośrednictwem Rejestru Zarządców Sukcesyjnych – dokonanie tej czynności.

Podstawa prawna:

• ustawa z dn. 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2018 r., poz. 647, ze. zm.)
• ustawa z dn. 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1629 ze zm.)
• rozdział 3c ustawy – Prawo o notariacie
• uchwała Nr X/45/2018 Krajowej Rady Notarialnej z dn. 26 listopada 2018 r. w sprawie utworzenia, zasad funkcjonowania i uruchomienia systemu teleinformatycznego do wymiany danych pomiędzy systemem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) i Systemem Rejestry Notarialne, jako systemem teleinformatycznym zintegrowanym z CEIDG w rozumieniu art. 23 ust. 4 ustawy z dn. 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy

Rejestr Użytkowników

Rejestr Użytkowników służy weryfikacji uprawnień członków samorządu notarialnego oraz upoważnionych przedstawicieli sądów powszechnych mających ustawowe prawo do dokonywania odpowiednich czynności w rejestrach. Dane notariuszy przekazywane są przez Krajową Radę Notarialną za pośrednictwem Rejestru Użytkowników do Europejskiego Spisu Notariuszy, którego celem jest usprawnienie przebiegu czynności dokonywanych w obrocie transgranicznym. W Spisie udostępniane są dane kontaktowe ok. 40 000 notariuszy z 22 państw członkowskich UE, w których funkcjonuje notariat, wraz z listą języków, którymi się posługują.

Podstawa prawna:

• art. 41a ustawy – Prawo o notariacie

Notarialne Rejestry Statystyczne

Notarialne Rejestry Statystyczne to platforma umożliwiająca wymianę danych statystycznych pomiędzy notariuszami a Ministerstwem Sprawiedliwości oraz Krajową Radą Notarialną.

Podstawa prawna:

• uchwała nr VIII/10/2014 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 7 lutego 2014 r. w sprawie zbierania danych przekazywanych Ministrowi Sprawiedliwości do sprawozdania i oceny notariatu
• ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 997, z późn. zm.)

System Rejestry Notarialne umożliwia wymianę danych z instytucjami zewnętrznymi, m.in. z:

• sądami wieczystoksięgowymi
• wydziałami cywilnymi sądów rejonowych i okręgowych
• Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS)
• Ministerstwem Sprawiedliwości
• Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
• Europejską Siecią Rejestrów Testamentów (ang. ENRW)
• Radą Notariatów Unii Europejskiej (ang. CNUE)